Menyewa kantor sering kali menjadi pilihan strategis bagi bisnis, terutama di kota besar seperti Jakarta, Surabaya, atau Bandung.
Lokasi yang strategis, fasilitas modern, serta fleksibilitas kontrak membuat sewa kantor lebih efisien dibandingkan membeli gedung sendiri.
Namun, satu hal yang kerap luput dari perhatian adalah biaya tambahan.
Banyak penyewa hanya fokus pada harga sewa per meter persegi, tanpa menyadari bahwa ada pengeluaran lain yang wajib diperhitungkan.
Jika tidak diantisipasi sejak awal, biaya ini bisa menjadi beban besar bagi perusahaan.
Agar lebih siap, mari kita bahas apa saja biaya tambahan sewa kantor yang sering terlupakan.
1. Biaya IPL (Iuran Pengelolaan Lingkungan)
Biaya IPL adalah biaya yang dibebankan oleh pengelola gedung untuk perawatan area bersama, seperti:
- Kebersihan area umum (lobby, koridor, toilet umum)
- Keamanan dan satpam
- Perawatan taman, jalan akses, hingga fasilitas penunjang
Besaran IPL biasanya berbeda-beda tergantung kebijakan gedung dan luas unit kantor yang disewa.
2. Biaya Listrik
Listrik hampir selalu dihitung terpisah dari biaya sewa. Pada gedung perkantoran, tarif listrik biasanya mengikuti tarif komersial, yang lebih tinggi dibandingkan tarif rumah tangga.
Peralatan kantor seperti AC, komputer, server, printer, dan lampu bisa membuat tagihan listrik membengkak.
3. Biaya Parkir
Ketersediaan parkir sering dianggap sepele, padahal bisa jadi biaya rutin yang cukup besar.
- Parkir bulanan karyawan biasanya memiliki tarif khusus.
- Parkir harian tamu bisa cukup mahal, apalagi di pusat kota.
4. Service Charge
Service charge adalah biaya pemeliharaan operasional gedung, yang biasanya mencakup:
- Lift dan eskalator
- Penerangan area umum
- Sistem keamanan dan CCTV
- Air untuk fasilitas umum
Biaya ini wajib dibayar oleh semua tenant, meskipun tidak digunakan langsung.
5. Biaya Air
Jika unit kantor memiliki pantry atau toilet pribadi, penyewa harus menanggung biaya air sesuai penggunaan. Gedung biasanya memasang meteran terpisah.
6. Biaya Internet & Telepon
Harga sewa gedung biasanya tidak termasuk layanan internet atau telepon. Penyewa perlu berlangganan sendiri melalui provider yang tersedia.
- Beberapa gedung hanya bekerja sama dengan provider tertentu.
- Tarif bisa lebih mahal dibandingkan layanan rumah tangga.
7. Biaya Renovasi & Fit-Out
Jika ruangan masih kosong (bare condition), penyewa perlu menanggung biaya renovasi interior, partisi, hingga instalasi listrik tambahan.
Selain itu, ada biaya fit-out deposit yang harus dibayarkan ke pengelola gedung. Biaya ini akan dikembalikan di akhir masa sewa jika ruangan dikembalikan sesuai kondisi awal.
8. Biaya Perpanjangan & Kenaikan Sewa
Sebagian besar kontrak sewa kantor mencantumkan klausul kenaikan harga tahunan (escalation clause). Jika tidak dicermati, biaya ini bisa menambah beban perusahaan dalam jangka panjang.
9. Biaya Kebersihan Tambahan
Meskipun service charge mencakup kebersihan area umum, ruang kantor privat biasanya menjadi tanggung jawab penyewa.
- Anda bisa mempekerjakan office boy sendiri
- Atau menggunakan jasa kebersihan dari pengelola (dengan biaya tambahan)
10. Biaya Overtime AC & Listrik
Gedung perkantoran umumnya menyalakan AC sentral hanya pada jam kerja (misalnya 08.00 – 18.00). Jika Anda beroperasi lebih lama atau di akhir pekan, akan dikenakan biaya overtime AC.
11. Biaya Keamanan Tambahan
Jika perusahaan membutuhkan sistem keamanan ekstra, seperti kartu akses tambahan, penyewaan ruang untuk server, atau penjagaan acara, biasanya ada biaya tambahan yang dikenakan.
Tips Agar Terhindar dari Biaya-Biaya Tak Terduga
Menyewa kantor tidak hanya sebatas biaya sewa bulanan. Ada banyak biaya tambahan seperti IPL, listrik, parkir, service charge, air, internet, renovasi, hingga overtime AC yang harus diperhitungkan sejak awal.
Agar terhindar dari “kejutan” pengeluaran, pastikan Anda:
- Menanyakan secara detail daftar biaya tambahan kepada pengelola gedung.
- Membaca dengan teliti klausul kontrak sewa, termasuk eskalasi harga.
- Membuat estimasi total biaya operasional kantor, bukan hanya harga sewa.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengelola keuangan lebih baik dan memilih kantor yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.
Untuk Anda yang membutuhkan kantor di kawasan Jakarta Pusat, Vinilon Building menawarkan pilihan ruang kerja yang strategis.
Cek ketersediaan ruang di vinilonbuilding.com atau hubungi 021-2957 8188 untuk informasi penyewaan.
